【摘 要】本文应用耗散结构理论阐释IT与企业管理创新的制动关系,从业务流程、系统结构和供应链等3个方面说明IT对企业管理创新的一系列影响。企业管理在不断的调整适应过程中逐渐远离了原有的平衡态,从相对无序进入一种新的有序状态,最终促成了电子商务模式的形成。本文在研究电子商务的基础上,进一步提出:IT的深入发展,必将为企业带来更为高级的应用模式——商务智能。
1 IT与企业管理创新的制动关系
1. 1IT的内涵
IT(Information Technology,信息技术)并不仅仅意味着计算机和软件,而是代表自电话发明100年以来,改变人们收集、传输和使用信息的所有技术的总和。发展到现在,总体上讲IT被分为五大类:
信息获取技术:数字摄影机、扫描仪、触摸屏等产品;
信息传递技术:Internet、Intranet、有线电视、移动电话等产品;
信息处理技术:微机和各种操作系统;
信息存储技术:移动存储器、网盘、光盘等;
信息应用技术:CAD、CAM、MRP、MIS、DSS、CIMS、浏览器等产品。
1. 2管理创新的内涵及其影响因素
创新由经济学家熊彼特(Joseph Alois Schumpeter)在《经济发展理论》一书中首次提出,经过众多专家学者的探讨,对于创新的研究被拓展到技术创新、体制创新、制度创新、市场创新等多个领域,本文着重研究企业范围内的管理创新问题。本文将管理创新定义为:以提高系统整体管理水平为目的,重新组合、优化系统内的管理要素的全过程。管理创新包括在管理手段、管理方法、管理机制、管理模式等方面进行的一系列创新。
企业管理创新是一个复杂的过程,受来自企业内外的多种动力因素的作用。企业管理创新是一系列要素的函数:
MI= f (企业制度,组织结构,IT,激励措施,人力资源,企业文化,市场环境)
制度因素:企业系统内部的产权制度以及经营管理制度等是影响管理创新的重要因素之一。在相对封闭的企业系统内部,新出台的各种企业制度和经营管理制度,最初可能是有效的,而随着时间的推移及环境的变化,许多管理制度变得不再适合系统发展的需要,同时又制约着其他因素有效性的发挥。在这个从有效到无效的过程中,企业系统内部的熵值将逐渐增加,从而诱发管理创新的出现。
组织结构:企业系统本身具有多层级多功能的结构,各层级以及各单元具有不同的功能表现,在耦合状态下相互影响,又与整体交互影响。在内外环境的非线性作用下,每个企业系统都会经历裂变、复制、成长、放大、膨胀、老化的过程。组织结构是管理的载体,组织结构的膨胀、老化必然会使企业系统内部结构性摩擦系数加大,从而产生内耗、能量衰退,管理效率降低。当内耗达到一定阈值时,企业系统必然寻求管理的创新,改变原有的组织结构。
IT:随着企业系统的膨胀和复杂化,信息传递的渠道相应延长,信息节点增多,信息在传递过程中耗损、扭曲,有效性、及时性降低,最终对管理产生重大的影响。信息的不畅极容易造成管理的失控。因而,整个企业系统管理效率的提高是信息技术和管理创新交互作用的结果。
激励因素:企业是一个典型的人工系统,激励成为系统高效运作的关键因素之一。激励方式缺乏或激励方式缺乏科学性,都会引起系统内部的排斥和抵触现象,增加系统熵值。相反,科学良好的激励措施不仅可以降低现有熵值,而且会通过管理创新为整个企业系统带来负熵流。
人力资源:人群心智的复杂性决定了企业系统的复杂性,人群的文化、心理特征往往表现出比资本、技术等要素更强大的作用。因此,企业系统运行的效率在很大程度上取决于管理者与执行者的素质和对系统本身及对工作的态度。人力资源因素成为影响管理创新的决定性因素之一。
文化因素:良性企业文化,通过企业正确的价值观、伦理道德观和企业的习俗、文化氛围等作用于企业全体职工,所形成的凝聚力、主动性和创造性都具有十分重要的作用,是管理创新的沃土。
市场环境:企业系统处于整个宏观和中观的经济系统之中,相对封闭但却未割裂与外部环境的联系,环境的变化总会使原有的企业政策和策略过时而无效,因而创新便成为应对变化的重要策略,其中不乏管理创新。
以上这些因素在企业系统内部不断运动,以个体或相互作用后产生的综合效应来促发、加速企业系统的管理创新。
1. 3IT与企业管理创新的制动关系
企业系统是一种典型的人工系统,但信息的限制往往会使传统企业像机械系统那样,在相应的环境条件下只保持一个稳定点,处于一个低水平下“死”的有序状态,熵值不断增大,各种问题不断涌现。企业系统相对封闭,但并不是完全与外界割裂,因此本文将企业系统的总熵值表示为:
S总= Si + Se
S总为整个系统的总熵,它是由系统内部的正熵Si与系统从外部环境中吸取的负熵Se(Se < 0)的总和决定的。当Si≥Se时,负熵的存在不足以引起企业系统的管理创新。只有当|Si| <|Se|时,创新才可能发生。IT的出现,加强了企业系统内部及其与外部的多层级、多功能的交互作用,形成了一种强势的促协力,是企业系统加速与外界进行物质和能量交换,经过管理创新,系统最终远离原来的平衡势态,通过自组织形成了更高级的有序状态(见图1)。
2 IT对企业管理创新的一系列影响
信息技术通过支持企业内部管理过程中的计划、组织、执行、协调与控制,发挥自身的高效率优势,诱发管理创新,使企业系统形成具有更丰富的时间结构、空间结构和功能结构的新的有序状态。IT的应用对管理创新的影响直观地表现为业务流程、组织结构和供应链管理等3个方面的变化。
2. 1基于IT的业务流程创新的过程
IT对业务流程的影响是一个渐进的过程。
第一个阶段:改变原来采用纸张表单,手工传递,逐级审批签字的工作方式,实现业务流程的自动化。使用者只需在电脑上填写有关表单,流程会按照定义自动向下进行,下一级审批者将会收到相关资料,并可以根据需要进行修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等操作,大大提高了效率,实现了办公的自动化。