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一、企业现状
T公司是国家4A级物流企业,主营公路零担运输业务。公司总部设于广州。目前已经在全国20多个省市设立了营业网点,并以每年超过50%的速度飞速发展。近年来,相继被评为“中国物流诚信企业”和“广东省服务行业100强”等,是广州第三方物流企业的典型代表。
不可否认的是,目前我国绝大多数第三方物流企业存在着较为严重的货损货差问题。以T公司为例,2008年1到3月总公司差错票数超过一万单,平均差错率为0.19%左右。虽然这个差错率对国内大部分第三方物流企业而言已属难得,但三个月差错票数达到一万多单,基数还是过大,这会在很大程度上造成企业和客户双方的共同损失。结合国内总体情况来看,货损货差已经成为各个物流节点特别是第三方物流企业亟待解决的问题。
二、问题分析
按照其问题产生的来源,我们可以将货损货差分为经营差错和运营差错。所谓经营差错,是指货物起运前,在货物交付过程中即信息流通环节产生的一些单据差错。这些差错会直接造成后面货物交接环节的差错。运营差错,是指在货物单据签发以后,在货物实物流通环节,如运输、配送或装卸搬运过程中造成的货物损坏和货物丢失的情况。以T公司为例,来自经营环节和运营环节的差错率相当,分别占到了总差错率的45%和55%左右。
在对T公司从去年9月至今6个月货损货差状况进行统计分析以后,我们发现,造成货损货差的原因排在前四位的分别是:货单不符、潮湿破损所造成的异常签收、标签错误和超重超方。
1.货单不符
这个概念起初是运用在海关领域。在办理进出口海关手续时,经查验货主申报的进出口货物单证与实际进出口货物相一致,习惯上称为货单相符。如果在办理进出口海关时,货主申报的进出口货物单证与实际进出口货物经核实不一致,则称为货单不符。
在实际的物流环节里,我们把在经营和运营环节中造成的托运货物单证和实际所承运货物不一致的情况,统称为货单不符。货单不符是国内大部分第三方物流企业所面临的最主要问题。以T公司为例,从去年9月到现在,由货单不符所造成的货损货差已经占到了总差错的36.6%。经过数据统计以后发现,出现货单不符主要是由于两方面的原因,一是签收单错误,二是交接单错误。
我们可大致地将货损货差问题分为能找到货的货单不符和找不到货的货单不符两种。前者货物并没有丢失,一般还保存在承运企业的仓库里。这种货单不符一般发生在仓库或运输作业人员接收货物后签单的环节中,属于典型的经营差错。主要表现为签收单错误。但也有一些找不到货的货单不符,这种差错往往出现在企业的运营环节,即保管、装卸搬运、运输或是各个环节交接过程中,属于运营差错。
相较而言,能找到货物的货单不符比找不到的货单不符更常见,占到了整个货单不符总量的57.4%左右。也就是说,大部分情况下,货物并没有丢失。但是,一旦出现了货单不符,不管货物还能不能找到,作为承运方的第三方物流企业都将要为此付出额外的代价。
2.潮湿、破损所造成的异常签收
所谓异常签收,是指收货人在收到货物进行验收时,发现货物出现破损、遗失等情况而拒绝签收的情况。潮湿、破损所造成的异常签收也是第三方物流企业产生货损货差主要原因之一,它占到了总差错的20.8%。
在国内大多数第三方物流企业中,潮湿、破损造成的异常签收非常普遍,且多见于仓储、装卸搬运、配送运输等运营环节。我们可将这种异常签收更加细分,分成由潮湿造成的异常签收和由破损造成的异常签收两种。
由潮湿造成的异常签收,主要发生在仓储、运输环节。究其原因,在于仓库保管设施、运输设备不完善。这势必会导致承运过程中,货物本身或是货物包装出现损坏,造成收货人拒绝签收。较潮湿导致的异常签收而言,由货物破损造成的异常签收则更常见一些。这种异常签收有一部分是因为选用的装卸搬运工具不科学、不合理,但大部分是由于人为因素,比如作业员工的野蛮搬运等造成的。这些错误如能够及时地得到规范和管理,异常签收是完全可以避免的。
3.标签错误造成的货物损失
标签错误也是导致货损货差的一个主要原因。就T公司而言,其主营业务是公路零担运输,属于小批量运输的范畴。标签数量大、品种多,相较于其它第三方物流企业,更容易出现标签错误。标签错误主要包括双标签、目的站错、单号错、贴错标签、未使用标签等。其中,最常见的错误是双标签、目的站错、单号错、贴错标签等四种情况,占总标签差错率的85%左右。
标签错误一般发生在企业作业人员接收用户货物并签单的环节,属于典型的经营差错。发生标签错误的原因主要有标签读取设备响应度不高、作业人员素质不高以及仓储、装卸搬运、运输等运输环节交接不利等等。
4.超重超方造成的货损货差
这里的超重超方是针对承运人也就是第三方物流企业而言的。超重,是指货物单件或总重量超过了承运人为其安排的运输工具的承运能力。相对应的,超方主要是指货物的体积不符合承运人的承运条件。
超重超方造成的货损货差,主要是指经营环节接收的货物到了运营环节之后不能按照订单签收要求进行承运的情况。超过90%的超重超方都来自于经营环节,准确地说,是因为经营环节和运营环节的不协调与不一致。出现超重超方,经常的原因是,经营环节的人不太能准确地界定货物所需要采用的包装、装卸搬运以及运输方式,而又没有和运营环节的人员进行很好的沟通就直接给顾客开单,这样极容易造成开具的单据上所标明的运输方式,根本无法承运顾客需要托运的货物。这样就经常会造成严重的超重超方而影响正常作业。如果不解决好,不仅会对自己车辆的调度等造成影响,也会影响企业在顾客心目中的形象。
除了上述的货单不符、异常签收、标签错误、超重超方以外,还有其它一些容易造成货损或差的情况我们也不能忽视。比如,开单差错、公司内部丢货和派送信息错误等。
三、改善措施
在我国现有的第三方物流企业中,有相当一部分是由传统运输企业或仓库直接转化而来。对这些企业而言,物流设施设备不完善、配置不合理和技术不先进,是普遍存在的问题。在物流业发展迅猛的今天,对于以专业化见长的第三方物流企业,根据实际需要,适当地引进一些先进设施设备、采用一些先进技术完全有必要。结合T公司的实际情况,我们提出了一些相应的改善措施。
1.提高员工专业素质,同时调整公司作业制度
员工普遍专业素质不高,这是目前国内大部分第三方物流企业都存在的问题。针对T公司的实际情况,可以通过以下途径来有效地减少由作业人员素质不达标、业务不熟练或与和顾客沟通不到位等原因造成的签收单错误:
①招聘时,注意挑选适合岗位需求的人员。例如,招物管员,工作并不难,对学历和专业素质的要求不是很高,但需要从业人员谨慎认真,这是基本要求。
②对于现有从业人员,要尽量利用公司现有资源,对他们进行一些职业培训,提高其专业素质,增强他们的责任感。比如聘请一些相关方面的资深人士给他们上课,或是每周固定一段时间让同部门甚至是不同部门的作业人员之间进行沟通和交流等。
另一种货单不符表现为交接单错误。主要原因是作业环节设置不合理。在一般第三方企业中,货物的承运大致可分为收货、仓储、拣选和配送运输等几个环节。大多数企业都是按照惯例,将这几个环节分配给不同人员进行管理,一个人要管理很多种货物,但都只负责货物流通中的一个过程。T公司也是如此。这样管理的后果是,每个作业人员都只清楚自己的作业环节,对相关作业的作业流程往往一无所知。所以T公司可以根据实际情况改变内部作业制度,让每个作业人员只负责少数几种货物,但对责任范围内的货物,从刚开始收货一直到最后配送运输环节都要亲历亲为,这样就能做到对货物实时跟踪,避免由交接过程带来的交接单错误。
2.引入先进作业设备,减少异常签收带来的货物损坏
在对T公司的异常签收情况进行抽样调查以后我们发现,不管是哪种形式的异常签收,很大程度上都是由于作业设备和技术的问题。结合T公司实际情况,引进先进的作业设备和技术很有必要。我们从仓储、拣选、运输以及装卸搬运等四个方面进行具体分析。
首先是仓储及运输环节。T公司主营公路零担运输业务,运送的也多是一般商品,不需要特殊保管和储存条件。又由于顾客对时效性的要求,一般的承运货物在第三方物流企业的仓库也停滞不了很长时间。所以,在仓储环节,T公司现有的设备、技术和规模已经基本上能够满足货物周转的需求。至于运输环节,由于近年来,公司业务发展稳定,随着业务量增加,企业也在不断地增加运输车辆,因而在运输环节,目前T公司存在的问题也不大。
其次是拣选环节。前面我们已经提及,T公司从事零担运输业务,承运的货物具有品项全、种类多、每单业务数量少的特点。这就使得拣选环节尤为重要。纵观国内第三方企业,真正拥有高效拣选设备的企业还很少,大部分企业还停留在用人工进行拣选的阶段。现在盲目地说要引进先进拣选设备也不现实。在T公司内部,拣选环节一般也是采用人工作业。对T公司而言,为了降低由潮湿、破损导致的异常签收,比较可行的做法是加大拣选环节的投资力度和监管力度,主要体现在:一是加大投资力度,其实就是根据企业承运货物的种类、数量及货物的周转时间适度增加作业人员人数,并使其专门负责某一项或几项物品的分拣,以提高他们拣选的精确度。二是提高监管力度,可以不定期地对拣选人员的工作进行抽查,以提高他们的责任心和敬业度。
第三是装卸搬运环节。商品的装卸搬运是随着商品的运输和储存同时发生的商品作业。在物流活动中,装卸搬运活动是频繁发生的,因而是产品损坏的重要原因。对于T公司而言,可以从增加专业化的装卸搬运设备和加强对装卸活动的管理等两方面来减少在装卸搬运环节的货损货差。具体表现在:一是增加专业化的装卸搬运设备,T公司可以根据自身的实际情况,配备专业化的装卸、卸载、提升、运送和码垛等装卸搬运机械,以提高装卸搬运作业的效率,减少作业对商品造成的损害;二是加强对装卸搬运活动的管理,主要是确定最恰当的装卸搬运方式,力求减少装卸搬运次数,合理配置及使用装卸搬运机具,做到节能、省力、减少损失和加快速度,以获得较好的经济效果。
3.采用条形码技术,减少标签错误
采用一些先进的标签识别技术,比如条形码技术,可以在很大程度上减少由标签错误导致的货损货差。条形码具有可靠性强的特点。键盘录入数据,误码率为三百分之一,利用光学字符识别技术,误码率约为万分之一。而采用条码扫描录入方式,误码率仅为百万分之一,首读率可达98%以上。并且较普通键盘录入而言,条形码扫描录入信息的速度是键盘录入的20倍。这就可以改善普通键盘录入带来的效率低下且差错率高的情况,有效避免了标签错误。
T公司主营公路零担业务,其接收或是发运货物都有小批量、多批次的特点。这就决定了前台、仓储以及运输等环节的作业人员接收货物的业务量比较大。如标签的读取设备响应度不高,光靠人工读取然后输入计算机,势必会影响作业速度,增加业务的错误率。条码符号作为一种识别手段可以单独使用,也可以和有关设备组成识别系统实现自动化识别,还可以和其他控制设备联系起来实现整个系统的自动化管理。同时,在没有自动识别设备时,也可以实现手工键盘输入。运用条形码以后,可以保证一个条码只对于单个或是单件的货物,从而有效地减少货物和单据不符的情况。新晨范文网
另外,条形码还有设备结构简单、成本低的特点。比较适合企业的实际运用,不会给企业带来过大的成本负担。
4.开发合适的ERP系统
我们前面已经提及到,超过90%的超重超方都属于经营差错,发生超重超方的实质就各个部门对承运货物的信息不一致。
如果能够结合企业实际情况,开发出一套适合企业的物流需求系统(ERP系统),就能够比较好地解决上述问题。现在市面上的ERP系统都配备有功能强大的数据库,可以对仓储、拣选、配送等环节进行实时、集中、统一管理,实现信息流、资金流的控制与协调,保证企业内部各个环节有效的信息共享,充分利用企业的运力资源,实现效益最大化。并且能够随时和外界保持联系,根据外界时间随时做出调整。
作为第三方物流公司,业务量虽然大,但因其承运货物的普遍性,T公司也没有必要专业请软件公司为其专门开发自己的ERP系统。只要购买合适的软件,然后请软件公司针对企业自身的实际做一些二次开发与维护就可以了。这样既可以充分利用ERP系统的优势,又可以最大程度地节约成本。
随着物流行业的兴起,涌现出了越来越多的第三方甚至是第四方物流公司。面对越来越严峻的竞争局势,T公司应该在维持原有优势的基础上,结合实际情况,从上述几个方面来完善自身,就一定能够做的更好。
参考文献:
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