审计电算化是一门新兴的学科,是会计电算化发展的产物。她产生于60年代后期,近年来得到很大的发展。审计工作人员越来越需要进行审计电算化,越来越需要采用计算机辅助审计。审计电算化被审计部门、财政部门、税务部门、稽查部门、会计师事务所、主管厅局、检查部门、纪检部门、监察部门所采用,其作用越来越大,也越来越被人们所重视。
一、为什么要开展审计电算化
会计电算化的普及和发展,客观上要求审计也要电算化。80年代后期,我国一批会计软件公司迅速发展壮大,为社会提供了稳定、可靠、优质的财务会计软件,大型企业、中小型企业大部分采用电算化,行政、事业单位,纷纷采用通用的会计软件,并甩掉手工帐簿,采用电脑代替手工记帐。以福建省为例、省级单位全部配备了会计软件,二级核算单位、基层单位大部分配了软件,地市级行政事业单位大部分配了软件,县乡级行政事业单位有一部分配了软件,有的县市把大部分行政单位集中采用会计集中核算。电子计算机的发展对审计工作的影响日益明显。
审计对象发生变化,在单位未开展电算化时,审计人员面对的是手工的帐簿、凭证。电算化后凭证、帐簿是放在磁盘中、计算机内部,肉眼是看不到的。大部分单位会把磁盘中凭证、帐簿打印出来,但是,这些纸质的资料,往往是在工作完成后,过了一段时间才打印出来。如总帐、明细帐要等到单位年度结帐后才可以打印。有时结帐工作要到次年的3、5月份。有一些原始凭证,如营业场所,零售收入,由于量大、难以一一打印输出,这些资料可能永远存放在磁盘中。这样一来,就要求审计人员掌握计算机技术,通过计算机进行审计。
提高审计工作质量。开展审计电算化,才能将被审计对象的真实性及其有关的公允性审查清楚,才能确保审计证据可靠性和有效性,使审计工的作更加准确和及时、更有逻辑性。从而有利于保证审计结论和审计意见的正确性,提高审计工作质量。
可以提高审计工作效率。电算化审计对数据处理、查询、核对的速度加快,减轻审计人员的工作强度,加快审计工作进程。
将逐步规范审计工作程序,有利于逐步提高审计人员的素质。电算化审计的开展对审计理论和审计技术都产生重要的影响,使审计的具体目标、审计程序和审计方法发生了相应的变化,促进审计的现代化进程。
二、电算化审计的方法
1、绕过电脑系统,进行手工审计。把手工记录的审计资料,输入电脑,进行后期的处理。
4、对未采用电算化的单位,也可以进行电算化审计。
被审单位采用了会计电算化系统,按财政部关于开展会计电算化的要求,采用计算机代替手工记帐的单位应该把会计凭证、帐簿、报表打印成纸质资料。把磁盘资料、纸质资料同时送档案部门存档。因为有了打印出来的纸质资料,审计人员可以用传统的审计方法进行查帐、审计。这样一来,可以饶过电脑系统,不必审查电脑内部的资料。
这种方法便于没有掌握计算机审计技术的人员。但是,这种方法,有一定的局限性。因为开展会计电算化的单位,其帐簿平时一般不打印,直到次年,正式结平本年度帐务后,才会打印成册,这样,年度中期,次年年初,因为没有纸质的帐簿,手工审计,就无法开展。如果被审计单位纸质凭证、帐簿不全,纸质资料与磁盘资料不符,有些原始凭证,如零售营业收入、商品采购,存、取款记录等,数量记录量特大,无法打印制纸资料。手工审计也就无法进行了。
应用于电算化系统的电脑有,大型机、中型机、微机、微机,单机、网络等。会计软件系统有,大型数据库版软件、小型数据库版软件。如华兴、用友、金蝶等。软件系统有DOS版、Windows版。
开展电算化审计时,在对方有关人员的协助下,开启对方的电脑系统,调用相应的会计软件华兴、用友、金蝶等,这时需要有一个用户名和密码,可以要求被审计的单位,给审计人员临时加入一个或几个用户名和密码,用于审计人员进行审计查帐工作。为了在审计时,不回修改,损坏对方的数据,可以把权限设置为只读,不可写,如凭证、帐簿、报表查询,不能输入、修改,这样可以防止因审计人员误操作而修改了对方的数据。
进入软件界面后可以用查询菜单调出,相应的凭证、帐簿、报表,可以借助于有些软件有另存的功能,在软件查询时,可以把查到的,需要记录下来的凭证、帐簿、报表,通过打印机打印出来,或另存为文本文件,报表文件、Word文档资料。
这种做法的优点是,比手工查帐速度快;缺点是:需要对方的配合,需要对方提供密码,要学会并掌握各种会计软件的应用技术。对审计人员要求较高。
对于计算机技术较高的同志,可以把对方的数据库复制、备份出来,用工具软件,如Access、Foxprow、Ms—SQL、Oracle,可直接打开软件中的数据库,利用过滤器、Filter、Select等语句进行查询、过滤,并把结果打印出来、或另存为文本文件,报表文件、Word文档资料等。可以方便地编制审计记录、审计工作底稿。
这种做法的缺点是:需要审计人员掌握许多计算机方面的知识,熟练运用计算机技术、英文基础要较好。
目前我国的审计软件,有用软盘、光盘、U盘,作为载体。目前福建省开发的金网审计卡,陕西省开发的金剑审计软件、北京有通审审计软件。华兴金网软件就是以U盘作为载体。下面我们以华兴金网审计卡为例,介绍借助专业审计软件进行审计的方法。
2、对方电脑若是WINDOWS98系统,要安装本卡的驱动程序WINDOWS2000/ME/XP可省略本步。
4、查找被审对象的电脑中有几套帐。点“查找”键。
5、吸取被审对象的数据,点“→”键。