网上竞价采购,是由招标和竞价两部分原理有机结合在一起,在互联网上操作的一种采购方式。所谓网上竞价采购审计,就是企业单位内部专职审计机构和审计人员,依据内部控制制度和采购审计标准,按照一定的程序和方法,相对独立地对本部门和本单位自行组织网上竞价采购的物品,在技术范围、供应商管理、商务参数设定、竞价系统管理等内容进行网上实时检查,以促使网上竞价采购竞争公平、价格公正、操作公开。
通常的网上竞价流程是由两块组成。一是采购方流程:采购计划的确定、竞价信息发布、供应商注册、竞价环境测试、商务参数设定、延迟时间选择、根据竞价结果确定供应商。二是供应商流程:接受采购方竞价项目信息、提出竞价申请注册、确定竞价策略、在规定时间内上机操作熟悉竞价要求规则、根据策略限时报价,如被选中则与采购方签订合同。分析网上竞价流程可知,采购计划的确定是由企业生产需要、仓储补充需要而确定的,其中的产品名称、品种规格、计量单位、产品数量等均是网上竞价采购项目数据的直接来源。采购方确定竞价项目后,将项目与要约详细组成文件,在网上上传。供应商对竞价信息研究后,愿意参加竞价的,向采购方提出竞价申请,并上传竞标文件,参与项目竞价,而后正式开始网上采购。对这一采购方式的审计监督,同样要看企业的内部控制制度和管理环境,内部控制健全、管理规范,各控制点反映的信息真实可靠,可以采信的,则可以对采购计划、供应商管理等节点进行抽审,或事后检查,把精力集中在商务参数和实时监控上;反之,实行全过程事前审计,审后才能进入下一个节点。
一、竞价项目审计要点
网上竞价采购是通过集约化的竞价艺术,在确定最高采购限价后,使物品价位越来越低,已竞争获得远低于采购限价的实际成交价。这种方法通过软件,在网上实施,其采购物品具有以下特性,这些特性是审计判断采购项目能否实施网上竞价的基本要点:
(一)具有数量性
采购的物品不是独家生产的,有广泛的供货单位,至少具备三家供应商;物品的供应数量大于需求数量,既供大于求,处于买方市场,具有竞争的基本要素,通过人为营造,可以引起激烈的竞争氛围;采购数量足够大,必要时可以将分散的数量集中,以形成批量性采购,对生产单位或供应商具有较大的吸引力;每一标的采购金额可以设限,一般不低于10万元,但具体要看企事业单位的实际情况,如果是文具用品、日用杂品金额放低些,如果是生产资料可以放大些;采购条件、采购要求、采购标准确定的主动权应掌握在采购方。
(二)具有利益性
有计划、成批量的采购,其价格应低于市场价格,甚至低于招标与比价的采购价位;不会引起企事业单位采购费用的上升,不因为采购新技术而使采购中发生的费用上升;尽量符合企业原有的供应链管理方式,使企业的管理人员容易接受新技术,企业供应链中的财务、技术、物流、交流、客户关系等环节不被更改和破坏,不影响企业的正常生产经营活动。
作为采购方的组织者对供应商进行管理,审核供应商的资质,赋予供应商在本项目中的竞价权限,被授予权限的供应商可以在线下载竞价文件,如果确定要参与竞价,则将竞标文件上传,参与竞价项目。如采购方对ISO质量认证有要求的则从其规定。审计要点是:
(一)条件的符合性
能否独立承担民事责任,注册资本是否在50万元以上的法人和其经济组织;遵纪守法、规范经营、依法纳税,有无违规违纪历史,财务状况是否良好;技术保障是否可靠,诚信记录有误不良反映;是否具有良好的履约能力和售后服务;具备上网的一切条件。供应商必须向采购方提交:企业营业执照和企业组织机构代码证、税务登记证、上一年财务报表、相关资质证书、电子邮箱地址、采购方要求提供其他材料的原件和复印件。采购商在规定的时间内,决定是否授予合格供应商资格。
(二)竞价方式可选择性
网上竞价采购由公开竞价和邀请竞价之分,选择的条件与范围和招标采购相似,审计要特别注意,许多企业在提供的企业网站界面不能区分,造成很多误会,该公开的不公开,全部变成邀请竞价。在编制的软件中要求:公开竞价的,供应商点击“申请注册”或“申请参与”进入企业网站;邀请竞价的,供应商点击“接受邀请”或“响应竞价”进入企业网站,可上传相应的竞标文件。对同样物品多次重复竞价的不可重复邀请相同的供应商,每次的选择应有所变化,以防供应商串通或采购舞弊。
商务参数的主要内容有:竞价起始时间、竞价起始价格、每次降价限额、竞价设定时间、竞价延迟时间。这些参数选择的合理性,将对整个网上竞价开展的成功与否起到关键作用。所以这部分内容是网上竞价采购审计的重点。
(一)竞价时间
竞价时间由售标的起止时间、竞价开始时间、正式报价的持续时间、超时竞价的延迟时间组成。售标时间应提前二个工作日通知供应商,竞价持续时间的设定,应具体看采购物品的项目数量和复杂程度。一般办公用品、日用杂品、小家电等金额不大、较为简单的设为半小时;品种多金额大较为复杂的物品可以设为一小时;正常情况下,不超过一小时。当出现下列情况时才允许延迟:价进行时出现停电故障;号故障或网速太慢影响正常竞价;否则系统管理员不得随意延迟时间。
(二)竞价价格
竞价价格由起始价格和每次降价限额组成,它的设定要看企业的习惯做法,起始价位不能设得太高,会引导供应商在高价位徘徊。有的采用市场价,有的采用供应商的平均价,而有的采用正常招标与比价的中标价。如果采用市场价、平均价的,每次降价限额应大些;如采用中标价的,各项管理要求较高,价位已基本接近实际价位,每次降价限额应小些。审计应充分利用询价体系,力求接近实际的合理价位。