【摘要】网络环境下,高校财务管理方式和环境都发生了深刻的变化,对高校现代化管理水平提出了更高的要求。本文分析了高校财务信息化的现状和存在的问题,提出了完善高校财务信息化建设的对策。
20世纪中叶以来,信息技术发展成为促进经济发展和社会进步的主导技术,人类迈入了全球信息化和知识经济时代,高校会计领域在网络环境下发生了深刻的变革,对财务工作提出了挑战。网络技术提供的巨大能量推动了现代财务事业的快速发展,研究网络环境下的高校财务信息化问题具有现实意义。
我国加入WTO后,高校对财务信息的要求越来越高,财务管理从会计电算化的核算型向管理型转变,对财务数据的处理提出了更高的要求,会计电算化向财务信息化的转变标志着会计领域新一场革命的到来。
高校财务信息化是随着现代信息技术的发展,高等院校根据自身需要采用先进的信息技术,以网络技术为手段, 在互联网环境下实施的财务核算、分析、控制、决策和监督等现代的财务管理模式,它将现代网络技术与财务管理技术有机结合,是数字经济的产物。
目前,各高校都有财务内网和校园网,构建了一个全新的高校财务信息体系,信息化建设的发展速度之快有目共睹。网络环境中的财务信息化作为一种新的管理模式,其效益实质是网络技术效益和财务管理效益的双重效益,主要体现在节约资源和成本、扩展会计信息范围、提高会计信息质量、增强财务决策能力,从而完成学校的各项财务管理目标。财务信息查询系统的应用,可以支持高校校园网建设的发展,扩展学校的活动领域,增强学校的管理能力。网络技术知识的更新跟随时代的脉搏与时俱进,财务信息化的应用,促进了高校领域信息现代化的进程。
信息化建设在高校财务领域的广泛应用和不断渗透,进一步推动了网络环境下高校财务工作的不断创新,推进了信息现代化进程,促进了学校财务事业的改革与发展。
财务信息化以信息管理的方法和现代信息技术进行财务信息处理,财务信息作为信息资源在高校内部及外部各相关信息系统被利用。
(二)加速了会计现代化进程
财务信息化简化了工作量,加速了会计现代化进程,会计人员工作重心转移到对信息的加工、再加工,由原先的“核算型”转向“管理型”,财务人员的地位也日益重要。
财务信息化有助于向使用者提供更为及时、充分的信息,会计的目的是向信息使用者提供决策的有用信息,财务管理信息化可以在业务发生的同时进行会计处理, 高校已将信息集成一个管理信息系统,可随时向外提供信息,使用者可以随时到校园财务网查询所需要的信息。
(四)为决策提供依据
领导决策的主要依据是来自财务部门提供的财务信息,根据信息来决定是否采取某一行动或决策,财务信息化后使用者可以全面掌握最新的财务资料进行预测,便于作出正确的决策。
高校财务信息化建设,是高等教育管理信息化的重要组成部分。加强高校财务信息化建设是时代发展的要求,是打造品牌高校、提高办学效益的必要条件。但是,财务信息化建设过程中又会产生一些新矛盾和新问题。
高校财务信息化实施过程中的主要障碍是缺乏科学有效的管理,而影响管理的关键因素是高校决策群观念的束缚。许多校领导思想中普遍存在“重核算,轻管理”的观念,凭借个人经验与能力决定资金的分配与使用,忽视了财务信息在财务管理决策中的作用。一方面,高校管理者对财务信息化了解甚少,惧怕系统实施不成功会给个人的职业生涯带来风险。另一方面,高校管理者没有看到财务信息化是教育信息化建设中一个重要组成部分,反而认为财务信息化会占用大量的信息资源,从而与教育信息化发生冲突。这些陈旧、错误的观念导致高校决策群不愿意对财务信息化投入太多人力、物力和财力,制约了高校财务信息化建设进程。
1. 信息安全风险。在网络环境下,财务信息的保密性与财务信息公开性特征相矛盾。网络是一把双刃剑,高校在利用网络共享实施财务管理的同时,也将自己暴露于风险之中。财务部门员工和外部用户通过网络对数据进行非法篡改和破坏,财务信息泄密和被删除,造成整个财务系统瘫痪,无法运行、数据丢失等,给学校造成较大损失。
2. 非法入侵风险。在网络环境下,电子符号代替了会计数据,磁介质代替了纸介质,在这个环境中一切信息在理论上都是可以被访问到的,除非它们在物理上断开链接。因此,财务部门在实现网络化管理的同时,很难避免非法侵扰,计算机系统感染病毒的机率增大,一旦出现故障,财务系统恢复处理的成本很高。
高校财务信息化后,财务内部控制的范围和内部控制的重点发生了变化。计算机和网络技术的引入,给财务工作增加了新的内容,改变了原有的授权与批准制度。传统内部控制对象是处理会计业务的财务人员,只要制定了相应的岗位责任制和内部牵制制度,就可以保证会计信息的正确性和学校资产的安全完整。而在网络环境下,还需增设对网络系统开发员、网络系统维护员和网络系统管理员的控制。网络环境下,财务内部控制由原来的会计职能为主,转移为会计职能和计算机数据处理职能为主,将控制重点放在信息的数字化控制、信息的输出控制、人机交互处理的控制、计算机系统之间连接的控制等方面。授权方式与内部控制重点的改变给高校内部控制带来了冲击。
财务信息化成败,人才是一个关键因素。我国高校财务信息化人才的缺乏主要表现在两个方面:
一方面,缺乏符合财务信息化管理要求的领导者。实现财务信息化需要调动各种资源,使高校财务部门形成一个高效率的团队,发挥每一名财务人员的积极性和特长,与学校信息化目标保持一致。这些需要财务领导者有较强的协调能力、创新能力和洞察力,然而这样的财务领导人才正是目前高校所缺乏的。