中国的计算机审计始于上世纪 80 年代中期,与会计电算化开始的时间基本同步。发展初期,由于审计软件的开发模型不像会计软件哪样清楚,审计软件怎么搞,应该有什么功能,能为审计工作带来什么影响,都是审计软件要解决突破的问题。各种因素导致审计软件滞后于财务软件的普及,所以审计软件的发展比会计软件发展慢了许多,经过近十多年的努力和发展,现在已基本成型。
发展的第一阶段( 1988 - 1992 ),以手工审计为主,录入数据进入计算机,通过审计软件的计算产生一些辅助性的结果。固化的表格审计软件最具代表性,表格中 A 格的内容与 B 格的内容存在设定好的勾稽关系,当审计人员输入 A 格内容后, B 格内容的输入错误将被锁定,实际上现在用 EXECL 就可完成,但在当时,已经算很好的审计软件了。
发展的第二阶段( 1993 - 1997 ),在 WINDOWS 平台下开发了一些辅助性的审计软件 , 法规查询,审计项目档案管理, PSS 票证审计等审计软件,这些审计软件已经在某些审计方面可以为审计人员提供服务。法规查询软件利用数据库技术可将审计人员需要的审计相关条目内容从上万条记录中取出。档案管理软件主要利用电子手段管理审计项目中的审计通知书、审计报告等, PSS 票证审计软件利用统计理论对凭证进行抽样,可比手工审计提高效率 10 倍以上。
发展的第三阶段( 1998 -今),开发了以审计作业为代表的一些审计软件 , 对审计作业全过程均可在软件的管理下完成。审易软件就是以审计作业为主的审计软件,它的功能代表了审计软件主要功能。
二、审计软件的分类
审计软件可分为四种类型:第一种现场作业软件、第二种法规软件、第三种专用审计软件、第四种是审计管理软件。审计作业软件是审计工作的主流,是审计工作的主要工具,审计作业软件的发展是代表计算机审计软件的发展水平。
第一种现场作业软件,现场作业软件是指审计人员在审计一线进行审计作业时应用的软件,如审易软件,它主要具有以下功能:第一,能处理会计电子数据。第二,能运用审计工具对会计电子数据进行审计分析,包括审计的查帐、查询、图表分析等。第三,应能在工作底稿制作平台制作生成审计工作底稿,平台内应可以有各种取数公式,像单格取数、列取数、行取数、报表取数等,并且有像 Excel 那样的工具为审计人员提供平台操作服务,且可以保存、修改、删除工作底稿。
第二种法规软件,法规软件主要是为审计人员提供一种咨询服务,在浩瀚如海的各种财经法规中找出审计人员需要的法规条目及内容。它主要的功能:第一是常规查询,有审计法规条目的查询、发文单位的时间段的查询。第二,要有一定的数据量,成熟的软件应有上千万字的法规内容,检索速度要快。第三,应具有按内容查询的功能,这也是法规软件能否适用的主要标准,如果没有按内容检索的功能,这个法规的适用面将受到很大的限制,例如审计人员要查关于“小金库”的相关规定,法规软件应能快速地将涉及到“小金库”规定的法规查找出来,将内容以篇的形式提供给审计人员。
第三种专用审计软件,专用审计软件是指完成特殊的审计目的而专门设计的审计软件,象基建审计软件,基建审计软件有很强的特殊性,主要是它的工作性质有两点,第一点涉及到大量的基建图纸,第二点要有基建定额库来作参照,实际上基建审计软件用市面上的定额核定软件就能实现,所以我们把这类软件归为专用审计软件。
第四种是审计管理软件,审计管理软件包含象审计统计、审计计划、审计管理等方面。统计软件是指将审计工作成果统计上报、汇总的软件。审计计划、审计管理都是可以在这方面专门工作的小软件,实际上审计管理软件可以认为是审计作业软件的延伸,审计作业软件完全可以把这些管理功能承担起来,容纳到审计作业软件中,所以我们说审计软件的代表作应是审计作业软件。
审计软件的主要代表是由审计作业软件,以下介绍审计作业软件的工作原理。审计作业软件大体上分三大部分,第一部分是会计数据的处理,第二部分是审计方法的运用,第三部分是工作底稿的制作平台。这三部分有机联系在一起的,是一个整体,当然会计数据处理是基础。
(一)会计数据处理
采集审计对象信息,可从电子介质导入或者手工录入到审计软件。审计软件必须能从会计软件提取会计电子数据,为了适应各种变化的会计数据,采集应采用模板式。
为什么数据处理要采用模板方法呢?因为会计软件五花八门,采用的数据库及其结构各不相同,审计软件要能将其会计软件的数据采集进来,需要知道它的数据库及相关结构才能将数据采集过来,对于一般的审计人员而言,进行这样的操作是很困难的,审计软件以提供对应模板方式,针对五花八门的会计软件做出有效的反应。
例如审计人员去审计时,在手工审计的条件下要打电话让会计人员将被审计的会计帐簿及凭证拿到审计办公桌上,而现在因为是会计软件,审计人员如何将会计软件数据导入至审计软件,这是一个需要解决的问题。如何解决呢?在此我们提出模板的解决方案。通过多年的实践,此方案是可以解决这个问题的,它的原理是首先应知道会计数据存放的位置及会计软件所用的数据库类型,如果是网络版,还应通过网络连接进入会计软件的服务端,第二步进行转换,将会计数据转换进审计软件,转换时应根据审计软件的格式把相应的会计软件的内容转入审计软件,在某些情况下字段的转换是要带一定条件的,例如:会计软件中借方金额、贷方金额放在同一个字段里,用一个标识字段来标识这条记录是借方金额还是贷方金额,如果是借方金额就要 D 来表示,贷方金额就用 C 表示,在转换时要将条件是 D 的放入审计软件的借字段,条件是 C 的放入贷方字段,才能进行转换。
对会计数据的利用是审计工作的主要内容。是审计软件必须解决的问题。会计电算化的普及,原来纸制的大量会计数据已演变成电子会计数据。肉眼已不可视,计算机审计的开展面临的首要问题是如何能有效的采集出会计电子数据,共享会计电子数据,如果审计人员对会计电子数据无法处理,绕过计算机进行审计只能是一种被别人拴着鼻子走的感觉。进而,审计的真实性受到怀疑。要解决这个问题,审计手段必须发生根本的变化,原来现场审计靠一张纸,一杆笔,一个计算器的方式,从技术上讲已经过时。现场审计必须利用计算机采集出会计电子数据,进而利用审计软件对会计电子数据进行各种处理才能产生出效果,审计软件也只有突破这个障碍才能使审计软件真正的起飞,为审计现场服务。为解决这个问题,以审易软件为例,现将解决方案整理供大家参考。